製造業M様の現状
製造業M様では、受注はFAX・メールを使用していました。受注されるともらったファイルと図面をスキャナで取り込み、エクセルで作成している台帳に記載していました。その後、手配書、生産管理、納品書、請求書などをPCで作成していましたが、それぞれの書面を作成するときに、同じ情報を何度もエクセルのファイルに書き込む、という手間のかかる作業を行っていました。
なにが問題だったか
帳票を出力するたびに、過去の情報や別のファイルを探し、間違いなく入力する、という作業は予想以上に時間がかかっており、またPCを普段使用しない従業員が多いため、慣れている少数の従業員にしか行えない作業になっていたため、その従業員に負担がかかっていました。
入力後の集計にはエクセルのマクロを使用していましたが、そのマクロも以前にいた従業員（退職済）の方が作成されており、現状に合わない部分の手直しなどができないまま使用していました。
支援として実施したこと
まずはマクロの見直しを行い、現状の業務に即するように修正を行いました。修正とともに、必要な情報を入力済の別のファイルと連携できるようにし、入力の負担を軽減するとともに、入力ミスが起きないようにしました。例えば、受注情報から納期と生産計画を作成する、生産済の情報から納品書を作成する、納品書を集計して請求書を作成する、といった形で情報の連携が行えるようにしました。